Rozliczanie projektów unijnych
krótkie, cenne informacje, z którymi warto się zapoznać

Beneficjenci powinni zwrócić szczególną uwagę na zapisu zawartych umów o dofinansowanie oraz wszystkich dokumentów strategicznych i wytycznych – tak , aby uniknąć korekt finansowych na etapie rozliczania projektów.

Koszty kwalifikowalne – ryzyko korekt finansowych

Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog kosztów kwalifikowanych. Beneficjenci zapoznają się z nim już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty trzeba ponieść ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko to, czy został ujęty we wspomnianym wyżej katalogu. Przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawia do refundacji, będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu sprawdza się:

·      czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,

·  czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,

·   czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej, prawa krajowego oraz wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie realizacji projektu,

·      zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,

·      efektywność poniesionego wydatku,

·      sposób udokumentowania wydatków.

 

Zasada konkurencyjności (o ile wytyczne do kwalifikowania wydatków opracowane przez IZ danym programem operacyjnym i zapisy umowy o dofinansowanie nie zawierają zapisów szczegółowych co do zasady obowiązują poniższe)

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go beneficjenci korzystają z pieniędzy publicznych. Są zatem zobowiązani do zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W praktyce oznacza to, że beneficjenci, dokonując wyboru dostawców towarów i usług czy wykonawców robót budowlanych, muszą przestrzegać określonych warunków i procedur (w zależności od wartości zamówienia). Mają one zagwarantować wybór najkorzystniejszej oferty i efektywne wydatkowanie środków.

Wydatki od 20 do 50 tysięcy złotych netto

W przypadku wydatków od 20 tysięcy złotych netto do 50 tysięcy złotych netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), wszyscy beneficjenci muszą przeprowadzić rozeznanie rynku i opublikować zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych. Poszczególne Instytucje Zarządzające mogą ustanowić dodatkowe wymagania, które będą obowiązywały beneficjentów ponoszących wydatki o takich wartościach.

Beneficjenci niezobowiązani do stosowania Prawa zamówień publicznych (PZP)

Wydatki powyżej 50 tysięcy złotych netto: W przypadku wydatków, których wartość przekracza 50 tys. złotych netto, beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania przepisów PZP, muszą przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jednym z podstawowych wymogów jest publikacja rozeznania rynku. Zapytania ofertowe muszą być publikowane na Bazie Konkurencyjności. Ich treść powinna wpisywać się w formularz ogłoszenia dostępny na tej stronie i być zgodna z wymogami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności oraz wytycznymi opublikowanymi przez Instytucję Zarządzającą programem operacyjnym, w ramach którego realizowany jest projekt (o ile Instytucja opracowała takie wytyczne).  W przypadku, gdy wartość zamówienia jest równa bądź przekracza próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, zapytanie ofertowe powinno być dodatkowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ( chyba , że IZ dopuściła odstępstwo )

Beneficjenci zobowiązani do stosowania PZP

Wydatki od 50 tysięcy złotych do 30 tysięcy euro:

Beneficjenci zobowiązani do stosowania przepisów PZP w przypadku zamówień, których wartość zawiera się w przedziale od 50 tys. złotych netto do 30 tys. euro (tzn. do progu, powyżej którego stosować należy przepisy PZP), powinni postępować zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jeśli zamówienie o takiej wartości będzie realizowane zgodnie z przepisami PZP, to wymogi wynikające Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków będą uznane za spełnione.

Wydatki powyżej 30 tysięcy euro:

W przypadku zamówień, których wartość przekracza 30 tys. euro, beneficjenci stosujący przepisy PZP, są zobowiązani do realizacji postępowań o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy. W przypadku, gdy wartość zamówienia jest równa bądź przekracza próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, zapytanie ofertowe powinno być dodatkowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Dodatkowo

Instytucje Zarządzające programami mogą określić dodatkowe wymogi zamawiania towarów i usług oraz robót budowlanych – specyficzne dla danego programu operacyjnego. Beneficjenci mogą także mieć własne procedury wewnętrzne, które należy również stosować podczas dokonywania wydatków. 

Podstawy prawne

O kwalifikowalności wydatków decyduje szereg dokumentów, m.in. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, wytyczne dla poszczególnych programów czy szczegółowe opisy osi priorytetowych. Dokumenty dostępne są w zakładce "Prawo i dokumenty".